Petreci prea mult timp verificând și răspunzând la mailuri? Ei bine, dacă răspunsul este da ai nimerit bine pentru că în acest articol, cu ajutorul celor de la Stiri de Cluj, îți voi oferi câteva soluții pentru a-ți manageria mai ușor căsuța de mailuri.
Stop multitasking
Cu toate că la prima vedere, multitaskingul pare să rezolve problema asta și îți permite să răspunzi la mai multe mailuri deodată, rezultatul e fix invers. Răspunzi la mai multe mailuri, dar și într-un timp mai lung decât ți-ar fi luat să le iei pe rând. Concentrează-ți atenția pe câte un mail pe rând și randamentul tău va fi mult mai bun.
Fără mailuri înainte de culcare
S-a făcut 11 noaptea și orele în care verificai mailurile s-au terminat de mult? Închide calculatorul și lasă-l așa până a doua zi pentru că mailurile nu pleacă nicăieri. Nu vei fi nici productiv, dar nici nu vei dormi liniștit în cazul în care printre mailuri e nu știu ce problemă de rezolvat care oricum nu e urgentă. Dacă cineva are vreo urgență adevărată oricum nu va trimite mail și va suna în schimb.
Fără mailuri la prima oră a dimineții
Abia te-ai trezit și vrei să răspunzi la mailuri? Greșit! Fă-ți siesta de dimineață, relaxează-te cu o cafea și abia apoi apucă-te de mailuri. Dacă le deschizi înainte de toate, atenția ta va fi când la cafea, când la mailuri, când la hainele cu care te îmbraci și nu vei mai înțelege nimic.
Nu mai trimite mailuri cu un rând scris
Concentrează-te pe ce trebuie să transmiți și scrie tot mailul deodată, nu-l transforma pe acesta într-un chat de Facebook unde vorbești cu prietenii. De asemena, poți ca din experiență să intuiești ce întrebări va mai avea clientul și să răspunzi deja. De exemplu dacă lucrezi la un o firmă care e deschisă între orele 08.00 și 18.00, lasă la finalul mailului și programul în cazul în care dorea și informații despre program.
Telefonul este prietenul tău
Acestă recomandare este subiectivă deoarece nu toți sunt adepții convorbirii la telefon, dar dacă ai ceva complicat de explicat și nu te descurci în scris sau este ceva urgent, apelează cu încredere la ajutorul unei conversații telefonice.
Dacă memoria nu te ajută să ții minte ce vorbești la telefon poți folosi o aplicație de înregistrare apel și să asculți conversația mai apoi pentru a lua notițe. De reținut este faptul că genul acesta de aplicații sunt ilegale în anumite țări așa că trebuie să consulți și legislația.
Concluzia acestui articol este că trebuie să iei lucrurile ușor și să nu te stresezi datorită mailurilor care se adună. Fă-ți un sistem care să te ajute să te organizezi și dacă situația o cere nu ezita să apelezi și la ajutorul unei conversații telefonice.
P.S. Dacă vrei ca mailurile tale să arate mai bine, trebuie să iei în calcul adaugarea unei semnaturi. Pentru a vedea cum, poți accesa acest ghid pentru adăugarea unei semnături în Gmail sau Yahoo. Studiile arată că mailurile care sunt semnate arată mai puțin a spam și oamenii tind să le ia mult mai în serios.
