Externalizarea serviciilor de administrare pentru asociațiile de proprietari poate economisi timp și bani. Angajând o companie care să facă munca administrativă pentru asociațiile de proprietari, membrii se pot concentra pe obiectivul lor principal – să fie administratori ai comunității lor. Serviciile de externalizare pot include lucruri precum corespondența, păstrarea evidenței și managementul financiar. Asociațiile de proprietari care își externalizează administrația pot constata că au mai mult timp să se concentreze asupra altor aspecte importante ale organizației lor.
Angajând o companie externă pentru a ajuta la gestionarea operațiunilor de zi cu zi, asociațiile de proprietari se pot concentra pe sarcini mai importante, cum ar fi dezvoltarea politicilor și managementul viitorului. Externalizarea costă de obicei mai puțin decât angajarea unui administrator cu normă întreagă și îi poate elibera pe membrii asociației să dedice mai mult timp activității comitetului și activității comunitare.
Externalizarea serviciilor de administrare – modalitate excelentă pentru asociațiile de proprietari de a economisi bani și de a îmbunătăți eficiența
Când vine vorba de asociațiile de proprietari, există o mulțime de probleme diferite care trebuie gestionate pentru ca comunitatea să funcționeze fără probleme. Aceasta poate include totul, de la întreținerea zonelor și facilităților comune, la facturare și încasări, la gestionarea documentelor și comunicațiilor oficiale.
Pentru asociațiile mai mici, este posibil să nu fie fezabil sau rentabil să aibă un angajat dedicat exclusiv gestionării acestor sarcini administrative. În acest caz, externalizarea unora sau a tuturor acestor servicii poate fi o modalitate excelentă pentru comunitate de a economisi bani și timp.
Există o serie de companii terțe care sunt specializate în furnizarea de servicii de asistență administrativă pentru asociațiile de proprietari cum ar fi Gorand administrare imobile. Aceste companii se pot ocupa de orice, de la facturare și încasări, la gestionarea documentelor și comunicare.
Ce servicii pot fi externalizate?
Există multe servicii care pot fi externalizate atunci când vine vorba de deținerea și administrarea unei asociații. Unele dintre cele mai comune servicii care sunt externalizate includ contabilitatea, managementul și întreținerea. Este important să lucrezi cu o companie în care ai încredere și în care să te simți confortabil pentru a profita la maximum de relație.
Când vine vorba de contabilitate, asigurați-vă că această companie pe care o alegeți este familiarizată cu cerințele contabile non-profit. De asemenea, ar trebui să poată furniza rapoarte lunare sau trimestriale despre situația dvs. financiară.
Este important să existe o companie de management bună. Aceștia vor fi responsabili pentru supravegherea operațiunilor de zi cu zi ale asociației dvs., precum și pentru gestionarea oricăror situații de urgență care pot apărea.
Ultimul serviciu care este de obicei externalizat este întreținerea. Aceasta poate include orice, de la amenajarea teritoriului și deszăpezirea până la reparații și vopsire.
Câți bani pot fi economisiți prin externalizarea serviciilor?
Când vine vorba de servicii de externalizare pentru asociația dvs. de proprietari, potențialele economii sunt mari. Iată câteva exemple de servicii care pot fi externalizate și economiile de costuri asociate:
- Procesarea salariilor: prin externalizarea procesării salariilor, puteți economisi până la 50% din costul procesării interne a salariilor.
- Contabilitate și administrare financiara: Angajarea unui contabil extern vă poate economisi până la 30% din costul efectuării acestei lucrări în interior.
- Servicii de management: Contractarea cu o firmă de administrare a proprietății vă poate economisi până la 20% din taxele de administrare.
Care sunt beneficiile externalizării serviciilor de administrare?
Când vine vorba de externalizarea serviciilor de management pentru o asociație de proprietari, există multe beneficii care pot fi culese. Poate cel mai evident beneficiu este că poate economisi bani asociației. În plus, prin externalizarea acestor servicii, consiliul de administrație se poate concentra pe propriile responsabilități și sarcini fără a fi nevoit să-și facă griji cu privire la latura administrativă a lucrurilor. Acest lucru le lasă mai mult timp pentru a se ocupa de problemele importante cu care se confruntă asociația.
Un alt beneficiu al externalizării serviciilor de management este că poate duce adesea la îmbunătățirea performanței și a răspunderii din partea furnizorilor de servicii. Lucrând cu o echipă de profesioniști experți în gestionarea proprietății, asociațiile pot fi sigure că toate aspectele comunității lor sunt îngrijite în timp util și eficient. În plus, dacă apar probleme sau probleme, aceștia vor putea colabora cu furnizorul de servicii pentru a găsi o soluție rapid și eficient.
Cum ar trebui să procedeze o asociație de proprietari în ceea ce privește externalizarea serviciilor?
Asociațiile de proprietari pot externaliza unele sau toate serviciile lor administrative. Cele mai comune servicii externalizate sunt managementul și contabilitatea, dar altele includ producția de buletine informative, proiectarea și întreținerea site-urilor web și managementul proprietății. Cum ar trebui să procedeze o asociație de proprietari pentru a externaliza aceste servicii?
Primul pas este elaborarea unei cereri de ofertă. Un asemenea document subliniază nevoile specifice ale organizației și solicită oferte de la potențialii furnizori de servicii. Este important să fie cât mai detaliat posibil în cererea de propuneri, astfel încât furnizorii de servicii să poată transmite propuneri exacte.
Al doilea pas este să revizuiți propunerile și să selectați un furnizor. Asociația de proprietari ar trebui să evalueze fiecare propunere pe baza capacității acesteia de a răspunde nevoilor prezentate în cererea de propuneri. Procesul de selecție ar trebui să fie echitabil și imparțial, iar consiliul de administrație ar trebui să ia o decizie bazată pe ceea ce este mai bine pentru organizație.
