Livrarea intracomunitară de bunuri are un tratament fiscal avantajos doar dacă o poți dovedi. Practic, ai nevoie de un dosar care arată cine a cumpărat, ce a cumpărat și că marfa a ajuns într-un alt stat membru. Reperele de mai jos, completate de materialele de pe FiscalPress, te ajută să îl construiești corect.
De ce contează dosarul de dovezi
Factura singură nu spune nimic despre drumul mărfii. Un control fiscal poate cere dovezi că bunurile au părăsit România și au ajuns la destinatar, iar lipsa lor poate duce la tratarea livrării ca operațiune obișnuită, cu efecte asupra TVA. De aceea dosarul se construiește în momentul livrării, nu la cerere, după luni de zile.
Firmele care evită surprizele păstrează pentru fiecare livrare același set de documente, în același loc, cu denumiri de fișiere consecvente.
Documentele de bază
- factura emisă, cu datele complete ale furnizorului și ale cumpărătorului, inclusiv codul de TVA al acestuia;
- contractul sau comanda, care arată înțelegerea dintre părți și condițiile de livrare;
- documentul de transport, de exemplu CMR sau scrisoarea de trăsură, semnat la predare;
- dovada plății sau extrasul care arată încasarea;
- corespondența cu clientul despre expediere și confirmarea primirii.
Nu toate livrările au aceleași acte. Transportul organizat de cumpărător, de pildă, cere dovezi suplimentare despre destinația finală, așa că analizează fiecare situație în parte.
Verifică clientul înainte să expediezi
Primul pas este validarea codului de TVA al cumpărătorului în sistemul european VIES. Rezultatul verificării merită salvat ca imagine sau document, cu data consultării. Dacă numărul nu este valid, nu trata livrarea ca fiind scutită până nu lămurești situația.
Compară și datele de pe factură cu cele din sistem: denumire, adresă, număr. O diferență mică poate genera discuții inutile mai târziu.
Cine transportă și ce dovezi rămân
Transport organizat de tine
Ai la dispoziție documentul de transport semnat, factura transportatorului și, când e cazul, datele vehiculului. Păstrează-le alături de factura mărfii.
Transport organizat de cumpărător
Aici dovada se complică, pentru că nu controlezi drumul. Cere o declarație scrisă a clientului privind destinația și o confirmare a primirii, în plus față de documentele de transport pe care le poți obține.
Cum îți organizezi arhiva
Alege un dosar pe client și pe lună, cu un index simplu: număr factură, dată, destinație, documente atașate, stare. Când contabilitatea face verificările periodice, lipsurile se văd imediat. Pentru partea de evidență și înregistrări, secțiunea Contabilitate de pe site completează acest tip de organizare, iar FiscalPress rămâne o sursă utilă pentru reperele fiscale.
Greșeli care apar des în dosar
Cele mai frecvente probleme sunt banale: documente fără dată sau fără semnătură, adrese de livrare diferite de cele de pe factură, facturi emise înainte de verificarea codului de TVA sau acte rămase doar în e-mailul personal al unui coleg. Niciuna nu pare gravă când apare, dar împreună slăbesc dosarul.
Soluția este o regulă simplă: nicio livrare nu se consideră închisă până când dosarul nu are documentele minime. Dacă observi o lipsă la câteva zile după expediere, e mult mai ușor să ceri documentul de la transportator sau de la client decât după un an, când nimeni nu își mai amintește detaliile.
Recomandare practică
Construiește o listă standard de documente pentru fiecare tip de livrare și cere-o colegilor înainte de emiterea facturii. Pentru cazurile atipice, discută cu contabilul firmei. Pe FiscalPress găsești explicații care te ajută să pui întrebările potrivite.
