Eram în a doua săptămână din iulie când șeful ne-a spus, aproape în treacăt, că de acum încolo ne ocupăm noi de un proiect care nu exista pe lista nimănui. Jumătate din colegi plecaseră deja la mare sau la munte, aerul condiționat bâzâia singur, iar telefoanele sunau mai rar decât de obicei. Cine a primit vreodată o sarcină nouă în astfel de zile știe senzația: ești entuziasmat și speriat în același timp. Ne-am dat seama atunci că vara nu e un obstacol, ci un fel de lupă. Iată ce am învățat, de la noi și de la alții, despre cum se duce o astfel de sarcină cu puține resurse.
Întâi vedem ce ni se cere de fapt
Prima reacție este să începem imediat să lucrăm. Am învățat însă că cele zece minute de clarificare de la început salvează zile întregi mai târziu. Când ni se dă o sarcină nouă, ne întrebăm: ce rezultat se așteaptă, până când, cine va folosi ce facem și ce înseamnă „gata” pentru cel care ne-a rugat?
Scriem răspunsurile pe jumătate de pagină și o trimitem înapoi, în două rânduri, doar ca să fim siguri. Nu e birocrație, e o formă de politețe față de timpul tuturor. Un coleg de-al nostru spunea că jumătate din greșelile la job vin din nepotriviri de așteptări, nu din lipsa de talent.
Dacă șeful este în concediu, întrebăm pe cineva care a lucrat cu el la proiecte asemănătoare. Mai bine o clarificare imperfectă acum decât o presupunere perfectă, dar greșită, pe care o descoperim abia la predare.
În zilele acelea am constatat și un lucru plăcut: cu mai puține întreruperi, gândim mai limpede. Nimeni nu ne cheamă la ședințe de o oră, nimeni nu trece pe la birou cu „o întrebare mică”. Dacă ne organizăm bine, vara poate fi cel mai productiv anotimp pentru lucrurile care cer concentrare.
Facem un inventar sincer al resurselor
Vara, resursele se micșorează: oameni, timp, uneori și răbdare. În loc să ne plângem, facem o listă scurtă cu ce avem: cine este disponibil, în ce zile, ce instrumente putem folosi, ce documente există deja. De multe ori descoperim că pe un sertar mai vechi stă un material pe jumătate făcut, care ne scutește de o săptămână de muncă.
Apoi notăm ce nu avem și ce putem ocoli. Dacă lipsește un specialist, vedem dacă o parte din sarcină poate aștepta până în septembrie. Nu tot ce ni se cere trebuie făcut din prima zi, iar un plan onest, în care spunem ce se poate acum și ce mai târziu, este mai bine primit decât o promisiune umflată.
Personal, mie îmi place să aloc și o marjă pentru neprevăzut: o zi din cinci pe care nu o programez deloc. Pare risipă, dar în practică acolo se strâng toate lucrurile mici care apar: un fișier lipsă, o aprobare întârziată, un răspuns care nu mai vine.
Cu cât știm mai exact ce urmează, cu atât avem mai puțin loc pentru panică. Ne facem un tablou simplu cu trei coloane, de făcut, în lucru, terminat, și îl actualizăm la sfârșitul fiecărei zile. Vederea coloanei din dreapta cum crește are un efect liniștitor pe care nu-l subestimăm.
Împărțim sarcina în bucăți mici
O sarcină nouă pare uriașă pentru că o privim ca pe un bloc. Când o tăiem în pași de o oră sau două, ea devine, deodată, un șir de lucruri care pot fi bifate. Primul pas este de obicei cel mai ușor: să adunăm informațiile, să facem o schiță, să trimitem un e-mail de pornire.
Mi se pare important ca fiecare bucată să aibă un rezultat vizibil. Nu „lucrez la raport”, ci „am scris cele trei capitole de context”. Așa putem oricând să arătăm unde suntem, iar când cineva întreabă, avem un răspuns concret, nu o ridicare din umeri.
Dacă tot ce facem pare imposibil, ne reamintim ce am terminat deja în ultimele luni. Orice om care a trecut prin schimbări de job, de echipă sau de proiect are o listă de lucruri pe care la început le credea peste puterile lui.
Cerem ajutor fără să ne facem mici
Mulți dintre noi tăcem când nu înțelegem ceva, de teamă să nu părem nepregătiți. Greșeala costă scump. O întrebare pusă din prima zi arată seriozitate, nu slăbiciune, iar colegii care sunt încă prin birou răspund, de regulă, cu plăcere. Contează cum o formulăm: „Am încercat X și Y, iar acum nu sunt sigur dacă să aleg Z sau W” sună mult mai bine decât „nu știu ce să fac”.
Alegem bine și momentul. Cineva grăbit nu va avea chef să explice o oră; cineva care tocmai s-a întors dintr-o pauză de cafea probabil va avea. Un mesaj scurt, cu o singură întrebare, are mai multe șanse să primească răspuns decât unul lung, cu cinci subiecte amestecate.
Mulțumim apoi cui ne-a ajutat și spunem ce am făcut cu sfatul primit. Pare un detaliu, dar așa se construiesc relațiile de lucru pe care le luăm cu noi din job în job.
Un alt avantaj este că putem anticipa ce ar merge altfel data viitoare. Notăm, de pildă, ce informație ne-a lipsit la început sau cât ne-a luat de fapt o etapă pe care o crezusem rapidă. Cu astfel de repere, următoarea sarcină nouă nu ne mai găsește la fel de nepregătiți.
Ținem evidența a ceea ce facem
Dintr-o sarcină nouă, făcută într-un context neobișnuit, ieșim de obicei cu mai mult decât credem. Dar dacă nu notăm, uităm. Așa că păstrăm un fișier simplu cu data, ce am făcut, ce probleme au apărut, cum le-am rezolvat și ce rezultat am obținut. Nu trebuie să fie frumos, trebuie să fie la îndemână.
Acest jurnal are două utilizări. Prima este cea imediată: când cineva întreabă „cum a mers?”, avem răspunsul în câteva fraze. A doua vine mai târziu și este cea mai valoroasă: ne ajută să povestim cum am muncit atunci când vorbim despre noi în fața altora. Despre cum se pregătește o astfel de discuție, să zicem la o evaluare periodică, am găsit un material util, evaluarea anuală de performanță, cu câteva idei pe care le-am adaptat pentru echipa noastră.
Dacă păstrăm și feedbackul primit, chiar și cel scurt, chiar și cel dat la cafea, avem la sfârșit de an o imagine mult mai corectă decât orice amintire vagă.
Merită exersat și cu voce tare, singuri sau cu un prieten. Povestirea unei experiențe în trei fraze pare simplă, dar de obicei ne încurcăm de la prima încercare. După două-trei repetiții, cuvintele vin mai ușor și nu mai avem senzația că ne laudăm, ci că relatăm pur și simplu ce s-a întâmplat.
Vorbim despre experiență cu exemple, nu cu adjective
Iar la un interviu, pentru un job nou sau pentru un rol intern, o sarcină preluată în plină vară este un exemplu excelent. Recrutorii nu vor să audă că suntem „flexibili și orientați spre rezultate”, ci cum am procedat, ce am făcut când lipseau oameni și ce a ieșit. O poveste scurtă, cu context, acțiune și rezultat, rămâne în minte.
Dacă ne pregătim pentru astfel de discuții, merită să citim ce spune acest material despre felul în care se răspunde la întrebări, ca să avem structura bine așezată în minte, fără să memorăm replici.
Nu exagerăm, însă. Dacă n-am dus totul la capăt, spunem și asta, împreună cu ce am învățat. Mi s-a întâmplat să aud la interviuri povești cu final fericit în care toată lumea, măcar puțin, își dădea seama că ceva lipsește. Sinceritatea este mai credibilă decât perfecțiunea.
Mai este un lucru: sărbătorim, oricât de modest, fiecare etapă încheiată. O cafea în plus, un mesaj de mulțumire către cine a ajutat, o seară liberă. Micile recompense țin motivația vie mult mai bine decât ideea vagă că „la final o să fie bine”, mai ales când finalul este încă departe.
Ne protejăm energia pe termen lung
În ritmul acesta, e ușor să muncim mai mult decât ar trebui. Cu echipa redusă, cu mailuri puține, cu ziua lungă de vară, ne trezim la opt seara cu ochii în ecran. Am învățat să punem limite: o oră fixă de oprire, o pauză reală la prânz, o zi pe săptămână în care nu răspundem la mesaje după programul oficial.
Nu este egoism, este strategie. O sarcină nouă se duce la capăt cu mintea odihnită, nu cu nervii întinși. Și, mai ales vara, o plimbare după serviciu, o înghețată sau o seară cu prietenii fac parte din muncă, tot așa cum fac parte somnul și masa.
Când ne simțim depășiți, vorbim la timp, nu abia în ziua termenului. Un șef sau un coleg care află din timp ce nu merge poate ajusta planul, pe când unul care află în ultima clipă poate doar să constate.
Dacă mâine primim o sarcină nouă, ne vom opri zece minute să notăm ce se așteaptă de la noi, apoi vom face lista de resurse și vom alege primul pas mic. Vom ține jurnalul zilnic, fie și de trei rânduri, și vom pune deoparte seara pentru noi. Peste câteva luni, când ne va întreba cineva cum a fost vara aceea, vom avea ce povesti și, probabil, vom zâmbi.
